Ta umowa jest potrzebna, ponieważ w Voklo przechowujesz dane swoich klientów. Wobec nich to Ty jesteś administratorem, a my jedynie przetwarzamy je w Twoim imieniu. Art. 28 ust. 3 RODO wymaga, aby odbywało się to na podstawie umowy — i tym dokumentem ona jest. Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu przy zakładaniu konta.
Administrator — Użytkownik Voklo: osoba fizyczna lub firma, która zakłada konto i wprowadza do aplikacji dane swoich klientów.
Podmiot przetwarzający — Bartłomiej Pogwizd, Gosciniec 47d, 33-342 Barcice Dolne, Polska, e-mail kontakt@voklo.app, dalej „Voklo".
Umowa obowiązuje przez czas korzystania z aplikacji.
Wprowadzasz do Voklo dane osobowe swoich klientów — nazwiska, adresy, numery telefonów, NIP-y, dane trafiające na faktury. Wobec tych danych to Ty jesteś administratorem: decydujesz, po co je zbierasz i co z nimi robisz. Voklo jedynie je przechowuje i przetwarza na Twoje polecenie, udostępniając do tego aplikację.
Osobną sprawą są Twoje własne dane — adres e-mail, dane firmy, subskrypcja. Wobec nich administratorem jest Voklo i opisuje to Polityka prywatności.
Przedmiot: przechowywanie i przetwarzanie danych w celu świadczenia usługi prowadzenia zleceń, klientów, faktur i rozliczeń.
Czas: okres korzystania z konta oraz okresy przechowywania wskazane w §8.
Charakter i cel: przechowywanie, porządkowanie, wystawianie dokumentów księgowych, przesyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur i deklaracji do Ministerstwa Finansów — na Twoje polecenie, wyrażone przez korzystanie z funkcji aplikacji.
Kategorie osób: klienci Administratora — osoby fizyczne i przedstawiciele firm.
| Kategoria danych | Zakres |
|---|---|
| Identyfikacyjne | imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP |
| Kontaktowe | telefon, adres e-mail, adres |
| Transakcyjne | opisy zleceń, kwoty, terminy, numery faktur, numery KSeF |
| Dokumentacyjne | zdjęcia zleceń wykonane przez Administratora |
Voklo nie przetwarza szczególnych kategorii danych w rozumieniu art. 9 RODO (danych o zdrowiu, poglądach, przekonaniach) i nie przewiduje takiej funkcji. Dane widniejące na fakturach są zwykłymi danymi osobowymi.
Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie z następujących podprocesorów:
| Podprocesor | Rola | Lokalizacja danych |
|---|---|---|
| Supabase | baza danych, magazyn plików, uwierzytelnianie | Irlandia (EOG) |
| Cloudflare | ochrona formularza rejestracji przed botami (Turnstile) | zgodnie z polityką dostawcy |
| Resend | wysyłka e-maili systemowych i powiadomień o zgłoszeniach | zgodnie z polityką dostawcy |
Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy w zakresie podstawowego przechowywania — baza danych i pliki znajdują się w Irlandii.
Ministerstwo Finansów nie jest podprocesorem. Krajowy System e-Faktur i bramka JPK to odrębni administratorzy, którym dane przekazywane są na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wyłącznie na jego żądanie.
Powiadomienia w aplikacji (o terminach, płatnościach, zadaniach) są tworzone i wyświetlane wyłącznie lokalnie na urządzeniu. Ich treść nie jest przekazywana żadnemu dostawcy i nie opuszcza telefonu.
Voklo zawiadamia Administratora o naruszeniu ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, przekazując informacje niezbędne do wypełnienia obowiązku z art. 33 RODO: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, prawdopodobne konsekwencje i podjęte środki.
Zgłoszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (72 godziny) oraz ewentualne zawiadomienie osób, których dane dotyczą, pozostaje obowiązkiem Administratora — czyli Użytkownika.
Kontakt: kontakt@voklo.app.
Po usunięciu konta lub zakończeniu umowy:
Punkt 3 jest niezależny od woli stron. Obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej ma pierwszeństwo przed prawem do usunięcia danych — przewiduje to wprost art. 17 ust. 3 lit. b RODO. Po upływie tych okresów dane są usuwane trwale.
Dane usunięte z systemów aktywnych mogą jeszcze przez pewien czas pozostawać w kopiach zapasowych infrastruktury, po czym znikają wraz z ich rotacją.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO oraz prawo polskie. Zmiana umowy wymaga poinformowania Administratora z wyprzedzeniem 30 dni; dalsze korzystanie z aplikacji po tym terminie oznacza akceptację zmian, a brak akceptacji uprawnia do rozwiązania umowy i usunięcia konta.