§1. Definicje

1. Usługodawca — Bartłomiej Pogwizd, osoba fizyczna, adres: Gosciniec 47d, 33-342 Barcice Dolne, Polska, email: kontakt@voklo.app.
2. Usługa — aplikacja mobilna Voklo dostępna na platformę Android, dostępna do pobrania w sklepie Google Play, umożliwiająca zarządzanie klientami, zleceniami, zadaniami i kosztami, wystawianie faktur PDF, wysyłkę faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), generowanie i wysyłkę plików JPK_V7 oraz obliczenia informacyjne dotyczące podatku dochodowego i składek ZUS.
3. Użytkownik — osoba fizyczna lub prawna, która zarejestrowała konto w Usłudze i korzysta z Usługi.
4. Konto — indywidualne konto Użytkownika założone w Usłudze po rejestracji.
5. Plan Trial — bezpłatny 30-dniowy okres próbny dostępny po rejestracji, obejmujący pełną funkcjonalność Usługi bez ograniczeń ilościowych.
6. Plan Darmowy — bezpłatny plan bezterminowy, obowiązujący po zakończeniu okresu próbnego, jeżeli Użytkownik nie posiada aktywnego Planu Pro. Obejmuje korzystanie z Usługi w zakresie ograniczonym miesięcznymi limitami określonymi w §4.
7. Plan Pro — płatny plan subskrypcyjny obejmujący pełną funkcjonalność Usługi bez ograniczeń ilościowych.
8. Treści — wszelkie dane wprowadzane przez Użytkownika do Usługi, w tym dane klientów, zdjęcia, opisy zleceń i faktury.

§2. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę na rzecz Użytkowników.
2. Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem voklo.app/regulamin w formie umożliwiającej jego pobranie i utrwalenie.
3. Usługa skierowana jest do osób prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową — w szczególności do samodzielnych przedsiębiorców, freelancerów i małych firm.
4. Do korzystania z Usługi wymagany jest dostęp do internetu oraz urządzenie z systemem Android w wersji 8.0 lub nowszej.

§3. Rejestracja i konto

1. Korzystanie z Usługi wymaga założenia Konta poprzez podanie adresu email i hasła.
2. Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych danych podczas rejestracji.
3. Użytkownik jest odpowiedzialny za zachowanie poufności hasła do swojego Konta.
4. Jeden adres email może być powiązany tylko z jednym Kontem.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy rejestracji lub usunięcia Konta w przypadku naruszenia Regulaminu.
6. Użytkownik może w każdej chwili usunąć swoje Konto kontaktując się z Usługodawcą na adres email podany w §1.

§4. Okres próbny i płatności

1. Po rejestracji każdy Użytkownik otrzymuje bezpłatny 30-dniowy okres próbny (Plan Trial), obejmujący pełną funkcjonalność Usługi bez ograniczeń ilościowych — w zakresie tożsamym z Planem Pro.
2. Po upływie okresu próbnego, jeżeli Użytkownik nie posiada aktywnego Planu Pro, Konto przechodzi na Plan Darmowy. Usługa pozostaje czynna: Użytkownik nadal przegląda, dodaje, edytuje i usuwa dane, w granicach limitów określonych w ust. 3.
3. W Planie Darmowym obowiązują następujące limity, liczone dla każdego miesiąca kalendarzowego osobno i odnawiane pierwszego dnia każdego miesiąca:
   • 3 nowe zlecenia miesięcznie,
   • 3 nowych klientów miesięcznie,
   • 3 faktury miesięcznie — limit wspólny dla faktur PDF, faktur korygujących i wysyłek do KSeF,
   • 3 zdjęcia na jedno zlecenie, przechowywane wyłącznie na urządzeniu Użytkownika, bez kopii zapasowej na serwerze,
   • 3 zdjęcia dowodów księgowych (paragonów lub faktur) dołączane do kosztów miesięcznie — te zdjęcia są zawsze przechowywane na serwerze, także w Planie Darmowym, ponieważ stanowią dokumentację księgową; koszty bez zdjęcia można dodawać bez limitu,
   • podgląd historii finansowej ograniczony do 3 ostatnich miesięcy.
4. W Planie Darmowym niedostępne są: generowanie i wysyłka plików JPK_V7, zestawienia dla księgowości w formatach Excel i PDF, faktury zaliczkowe i końcowe, pobieranie faktur zakupowych z KSeF, kopia zapasowa zdjęć i logo w chmurze oraz przypomnienia o nieopłaconych fakturach.
5. Limity i ograniczenia Planu Darmowego dotyczą wyłącznie dodawania nowych danych i dostępu do wybranych funkcji. Dane wprowadzone wcześniej, w tym w okresie próbnym lub w Planie Pro, nie są usuwane ani modyfikowane i stają się ponownie w pełni dostępne po wykupieniu Planu Pro.
6. Wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dostępna jest we wszystkich planach, w tym w Planie Darmowym, z zastrzeżeniem limitu określonego w ust. 3.
7. Aktualny cennik Planu Pro dostępny jest na stronie voklo.app.
8. Płatności będą obsługiwane za pośrednictwem Google Play lub innego wskazanego operatora płatności, po ich wdrożeniu w Usłudze. Do czasu wdrożenia płatności funkcja zakupu Planu Pro jest niedostępna, a Usługodawca może przedłużyć okres próbny wszystkim lub wybranym Użytkownikom, aby zapewnić ciągłość korzystania z Usługi.
9. Subskrypcja odnawia się automatycznie, chyba że Użytkownik ją anuluje przed końcem okresu rozliczeniowego.
10. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem.
11. Faktury za Usługę wystawiane są na żądanie Użytkownika.

§5. Prawa i obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Usługi zgodnie z obowiązującym prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za Treści wprowadzane do Usługi, w szczególności za dane osobowe swoich klientów.
3. Użytkownik zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych swoich klientów zgodnie z przepisami RODO i innymi obowiązującymi przepisami prawa.
4. Zabronione jest korzystanie z Usługi w sposób niezgodny z prawem, w szczególności wprowadzanie treści bezprawnych, obraźliwych lub naruszających prawa osób trzecich.
5. Użytkownik nie może przekazywać dostępu do swojego Konta osobom trzecim.
6. Faktury generowane przez Usługę mają charakter pomocniczy. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość wystawianych faktur oraz ich zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

§6. Prawa i obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usługi z należytą starannością.
2. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanego dostępu do Usługi i nie ponosi odpowiedzialności za przerwy techniczne, w szczególności wynikające z konieczności przeprowadzenia prac serwisowych.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do modyfikacji funkcjonalności Usługi, w tym do dodawania i usuwania funkcji.
4. Usługodawca dołoży starań, aby dane Użytkownika były bezpiecznie przechowywane, jednak nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych wynikającą z przyczyn niezależnych od Usługodawcy.
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje biznesowe Użytkownika podejmowane na podstawie danych z Usługi.

§7. Dane osobowe i prywatność

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Usługodawca wskazany w §1.
2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem voklo.app/prywatnosc.
3. Dane klientów wprowadzone przez Użytkownika do Usługi są przetwarzane wyłącznie w jego imieniu i na jego odpowiedzialność. Użytkownik jest wobec tych danych administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Zasady powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych — załącznik nr 1 do Regulaminu, dostępny pod adresem voklo.app/powierzenie, akceptowany łącznie z Regulaminem przy zakładaniu Konta. Wymaga jej art. 28 ust. 3 RODO.
4. Zdjęcia wykonane w ramach Usługi przechowywane są lokalnie na urządzeniu Użytkownika. W Planie Trial oraz Planie Pro tworzona jest dodatkowo kopia zapasowa na serwerach dostawcy infrastruktury Usługodawcy — funkcję tę można wyłączyć w ustawieniach aplikacji. W Planie Darmowym kopia zapasowa nie jest tworzona, a zdjęcia pozostają wyłącznie na urządzeniu Użytkownika; ich utrata wskutek usunięcia aplikacji, awarii lub utraty urządzenia jest nieodwracalna. Zdjęcia przesłane wcześniej na serwer pozostają dostępne do odczytu i usunięcia również w Planie Darmowym.
5. Na żądanie Użytkownika Usługa weryfikuje NIP kontrahenta w publicznym Wykazie podatników VAT (pobierając nazwę, adres i status podatnika) oraz ostrzega przed wysyłką do KSeF, gdy NIP nabywcy nie figuruje w wykazie. Wynik weryfikacji ma charakter informacyjny; za dane na fakturze odpowiada Użytkownik.
6. Kwoty zaliczek na podatek, składek ZUS i marży zlecenia prezentowane w Usłudze są wyliczeniami pomocniczymi opartymi na danych wprowadzonych przez Użytkownika i nie zastępują usług księgowego ani doradcy podatkowego.
7. Usługa umożliwia opcjonalną wysyłkę faktur, faktur korygujących i faktur zaliczkowych do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) we wszystkich planach; funkcja inicjowana jest wyłącznie na żądanie Użytkownika. Uwierzytelnienie wobec KSeF odbywa się przy użyciu certyfikatu wgranego przez Użytkownika, przechowywanego w postaci zaszyfrowanej.
8. Z chwilą wystawienia faktury Usługodawca zapisuje treść tej faktury (dane stron, pozycje, kwoty, numer i datę wystawienia) w postaci niezmiennej. Jest to wymagane dla zapewnienia integralności treści dokumentu przez cały okres jego przechowywania (art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług) — plik PDF jest generowany z tego zapisu, a nie z bieżących danych. Dla faktur wysłanych do KSeF przechowywany jest dodatkowo plik XML oraz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
9. Dokumenty wskazane w pkt 6 przechowywane są przez 6 lat licząc od końca roku wystawienia (a jeżeli zapłata nastąpiła w roku późniejszym — od końca roku zapłaty), a dla faktur wystawionych w KSeF przez 10 lat. Okresu tego nie można skrócić na żądanie Użytkownika — obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej ma pierwszeństwo przed prawem do usunięcia danych (art. 17 ust. 3 lit. b RODO). Nie zwalnia to Użytkownika z jego własnych obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej.

§8. Własność intelektualna

1. Wszelkie prawa do Usługi, w tym prawa autorskie do kodu, grafiki i treści marketingowych, należą do Usługodawcy.
2. Użytkownik nabywa wyłącznie prawo do korzystania z Usługi na warunkach określonych w Regulaminie.
3. Użytkownik zachowuje wszelkie prawa do Treści wprowadzonych przez siebie do Usługi.
4. Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie, dekompilowanie lub rozprowadzanie Usługi bez pisemnej zgody Usługodawcy.

§9. Rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może rozwiązać umowę w każdym czasie poprzez usunięcie Konta.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę z Użytkownikiem ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu.
3. Usunięcie Konta następuje przez zgłoszenie w aplikacji (Ustawienia → Ogólne → „Usuń konto") albo wiadomością na adres kontakt@voklo.app. Przez 30 dni od zgłoszenia Użytkownik może się rozmyślić — jest to również czas na pobranie eksportu danych.
4. Po upływie terminu z pkt 3 Usługodawca usuwa dane zleceń, klientów, zadań oraz zdjęcia przechowywane na serwerach. Faktury, koszty, pliki XML wysłane do KSeF i urzędowe poświadczenia odbioru pozostają przez okres wskazany w §7 pkt 7, po czym są usuwane trwale.
5. Konsumentom przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny, chyba że Usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą Użytkownika.

§10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi należy kierować na adres email: kontakt@voklo.app.
2. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko Użytkownika, adres email konta, opis problemu oraz datę jego wystąpienia.
3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i poinformuje Użytkownika o wyniku.

§11. Postanowienia końcowe

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. Wszelkie spory wynikające z korzystania z Usługi będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Usługodawcy.
3. Konsumenci mogą skorzystać z platformy ODR (Online Dispute Resolution) dostępnej pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O zmianach Użytkownicy będą informowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.